Navigeerimine:  Müük > Perioodilised arved

Soovitame perioodilised arved kasutusele võtta nendel ettevõtetel, kes väljastavad püsiklientidele mingi kindla perioodi järel korduva sisuga müügiarveid (kuu, kvartal, aasta). Perioodiliste arvete nimekiri on heaks töövahendiks ka arvestuse pidamiseks, kellele ja mis kuupäeval peaks väljastama järgmise arve.

Selle mooduli peaks kasutusele võtma ka need ettevõtted, kellel on pangaga sõlmitud e-arvete leping.

 

Perioodiliste arvete kohta andmete sisestamine

Sisestage nn. arvete põhjad menüüst: Müük > Perioodilised arved

Lepingu algus-        informatiivne väli. Kui teil on teada, millal kliendiga teenuse osutamise kokkulepe on sõlmitud, siis sisestage see kuupäev. Kui ei ole teada, siis võite sisestada 01.01.2014.

Lepingu lõpp-        kui kliendiga on kokkulepe teenuse osutamise lõpetamise osas, siis võite selle kuupäeva märkida. Vastasel juhul jätke tühjaks

Dokumendi nr – sisestage teenuse osutamiseks sõlmitud lepingu number või jätke tühjaks

Viitenumber –        arvutatakse automaatselt kliendi kaardil oleva viitenumbri alusnumbri põhjal. Kui te ei vaja kliendipõhist viitenumbrit, siis jääb tühjaks.

Järgmise arve kuupäev – see on oluline kuupäev, mida ei tohi tühjaks jätta. Selle kuupäeva järgi koostatakse automaatsed arved.

-Kui tahate arvet koostada järgneva perioodi kohta, siis sisestage arve kuupäevaks kuu alguse esimene kuupäev (näiteks ajalehe tellimuse korral)

-Kui tahate arvet koostada eelneva perioodi kohta, siis sisestage arve kuupäevaks kuu viimane kuupäev. Näiteks kui tahate arvet esitada jaanuaris osutatud teenuste kohta, siis sisestage kuupäevaks 31.01.2014.

Tsükkel –        valige kuu, kvartal või aasta

-Kui valite Eelneva perioodi kohta, siis trükitakse müügiarvele automaatselt Kommentaari väljale arve perioodiks arve väljastamise kuu alguse kuupäev kuni  lõpu kuupäev. Näiteks: arve kuupäevaks on 31.01.2014, arve perioodiks on 01.01.2014 – 31.01.2014.

-Kui valite Järgmise perioodi kohta, siis trükitakse müügiarvele automaatselt Kommentaari väljale arve perioodiks arve väljastamise kuule järgneva kuu alguse ja lõpu kuupäev. Näiteks: arve kuupäevaks on 1.veebruar 2014, arve perioodiks on 01.03.2014 – 31.03.2014.

 

Kui soovite arvet koostada kalendrikuust erineva perioodi kohta, siis soovitame esimesel müügiarvel käsitsi perioodi ära parandada ja järgmiste müügiarvetega jätkata kalendaarse perioodiga.

 

Hetkel ei ole valikus arve koostamist Jooksva perioodi kohta perioodi alguse kuupäevaga. Näiteks: arve kuupäev on 01.02.2014 ja perioodiks on 01.02.2014-28.02.2014. See võimalus lisandub järgmises versioonis.

 

Arve maksepäev – kasutatakse arvele maksetähtaja leidmisel. Kui arve osaleb pangale esitatavas e-arvete koondmaksefailis, siis sisestage siia kuupäev, mis on hilisem kui e-arve lepingus määratud debiteerimisperioodi lõppkuupäev.

Kasutus e-arvel – valige, kas arve osaleb pangale esitatavas e-arvete koondmaksefailis või mitte. Kui e-arveid ei ole vaja koostada, siis valige Ei kasutata.

Perioodilisele arvele saate andmeid kiiresti sisestada, kui kasutate väljalt väljale liikumiseks Enter klahvi.  Valikuakendes saate valiku kiiresti teha, kui sisestate klaviatuurilt sobiva valiku esimese tähe.

Lisatud arve salvestamiseks ja kohe uue lisamiseks kasutage F10 klahvi.

Artiklite kaartidele soovitame sisestada kehtiva hinnakirja (menüüst Müük > Artiklid), et perioodiliste arvete koostamine oleks kiirem ja lihtsam.

Kui perioodiliste arvete põhjad on koostatud, siis soovitame andmed arvete nimekirjas veel üle kontrollida, et kõik sisestatud andmed oleksid arvete päises õiged.

Sisestatud andmete muutmiseks klikkige arvete nimekirjas ülemisel ribal nupule Muuda (või arve rea peal topeltklikk või Enter), muutke andmed ja salvestage klahviga F10 või klikkige arve ülemisel ribal Salvesta nupule.

Perioodilisi arveid saate koostada artiklitele tüübiga Kaup ja Teenus. Laokaupadele ei saa perioodilisi arveid koostada.

 

Müügiarvete koostamine perioodiliste arvete põhjal

 

Müügiarvete koostamiseks sisestage perioodiliste arvete nimekirjas tabeli lõpus väljale Koosta arved kuni see kuupäev, milleni soovite arveid koostada. Näiteks, kui soovite koostada arveid kuupäevaga 31.01.2014, siis sisestage kuupäevaks 31.01.2014, kui soovite koostada arveid kuupäevaga 01.02.2014, siis sisestage 01.02.2014. Seejärel klikkige nupule Eelvaade. Ekraanile ilmuvad need arved, mis on kuni selle kuupäevani koostamata. Avanenud ekraanipildis võite vajadusel mõne arve eest linnukese ära võtta, kui te mingil põhjusel ei soovi seda arvet koostada.

Kõikide müügiarvete korraga koostamiseks klikkige nupule Koosta arved. Selle tulemusena tehakse kõikide eelvaates olevate arvete kohta müügiarved (mille ees on linnuke). Pärast müügiarvete koostamist arvutatakse perioodilistele arvetele automaatselt uued järgmise arve kuupäevad vastavalt arvel näidatud tsüklile.

Koostatud müügiarveid näete menüüst Müük > Müügiarved. Müügiarvete nimekirjas saate arveid vajadusel parandada, kustutada, printida ja saata kliendile e-mailiga.  Järgmises Aktiva versioonis lisandub võimalus arvete masstrükkimiseks ja etteantud arvete korraga e-mailile saatmiseks.

Müügiarvetele on salvestatud info arve perioodi kohta ja e-arvete koondfaili koostamise kohta (Lisainfo aknas).

Korteriühistutel soovitame perioodiliste arvete ridadel kajastada neid andmeid, mille alusel koostatakse järgmine müügiarve.  Enne järgmise arve  koostamist saate perioodiliste arvete aknas andmeid täiendada ja muuta. Kui soovite kliendile kirjutada kommentaare, siis võite kasutada nii Kommentaari välja, kui ka Kommentaar 2 välja. Programm lisab arve perioodi automaatselt Kommentaari väljale teie poolt sisestatud teksti ette.