Kümnenda kuupäeva ootus kaob: oktoobrist saab palgaandmeid maksuametisse saata jooksvalt

Alates 1. oktoobrist 2026 muutub tulu- ja sotsiaalmaksudeklaratsiooni (TSD) esitamine andmepõhiseks. Edaspidi liiguvad palgaandmed otse raamatupidamis- ja palgatarkvarast maksuametisse ning ettevõte saab tagasiside iga tehingu kohta eraldi, mitte enam ainult kogusumma kohta. Merit Palga toote- ja arendusjuht Maarja-Liisa Maasik selgitab, mida muudatus raamatupidajale ja ettevõtjale tegelikkuses tähendab ning kuidas selleks juba praegu valmistuda. 

Seni on raamatupidaja koostanud TSD deklaratsiooni kogusummadena ja esitanud selle e-maksuametis iga kuu 10. kuupäevaks. Kui arvestusse sattus viga, ilmnes see alles koondnumbri tasemel ja vea allikat tuli otsida tagantjärele. Uus loogika on vastupidine: ettevõte saadab iga väljamakse andmed eraldi, maksuamet paneb nende põhjal deklaratsiooni kokku ja annab tarkvarale jooksvalt tagasisidet. Vea korral on kohe selge, milline tehing kontrolli ei läbinud, ja parandada saab täpselt seda. 

„Seni on raamatupidajal olnud justkui kaks paralleelset maailma ehk oma palgaprogramm ja e-maksuamet,“ ütles Maarja-Liisa Maasik, Merit Palga toote- ja arendusjuht. „Kuu lõpus tuli need omavahel kokku viia ja kontrollida, et numbrid kattuksid. Edaspidi aga väheneb see topelt töö oluliselt või kaob sootuks, sest kui andmed on tarkvaras korras, on need ka maksuametis korras. Kuu lõpus ei ole enam tarvis andmeid deklaratsiooniks eraldi kokku koguda, sest need liiguvad jooksvalt. Deklaratsiooni tuleb küll endiselt eraldi kinnitada, kuid alles siis, kui andmed on maksuameti kontrolli läbinud.“ 

Muutub ka see, mida palgaarvestaja peab tarkvarasse sisestama: andmeid tuleb edaspidi koguda mõnevõrra detailsemalt, näiteks muutub väljamakse liik üldisemaks, kuid selle kohta tuleb esitada täiendavaid detaile ning välisriigis Eesti sotsiaalkindlustuse tõendi alusel töötava töötaja puhul tuleb märkida töö tegemise asukohariik. Oluline on, et tarkvaras ja maksuametis oleksid alati samad andmed. Kõik vajalikud parandused tehakse tarkvaras ja sealt liiguvad need ka uuesti korrektsena maksuametisse. 

Muutub ka esitamise rütm. „Seni on kõik kuu tehingud tulnud koguda kokku ja esitada ühe deklaratsioonina, mille tähtaeg on olnud kümnes kuupäev,“ selgitas Maasik. „Kümnes kuupäev jääb ka edaspidi hiliseimaks tähtajaks, kuid selleni ei pea enam ootama: soovi korral saab iga väljamakse andmed saata maksuametisse eraldi ja jooksvalt, kasvõi tehingu toimumise hetkel, mitte alles kord kuus.“ 

Vähem käsitööd, vähem vigu, rohkem toiminguid reaalajas 

Muudatus on osa Eesti üleminekust andmepõhisele aruandlusele, lähiaastatel hakkavad sama loogika järgi toimima ka käibedeklaratsioon (KMD) ja töötamise register (TÖR). MTA eesmärk on kõik andmepõhised lahendused kasutusele võtta hiljemalt järgmise aasta alguseks ja TSD-d on testitud juba selle aasta kevadest. 

Maasiku sõnul võidavad muudatusest mõlemad pooled: ettevõtja halduskoormus väheneb ja riik saab korrektsemad andmed kiiremini. Käsitsi seadistamise asemel jõuavad uued reeglid tarkvarasse automaatselt ja igal muudatusel ei pea raamatupidaja enam ise reeglistikku üle vaatama.   

„Reaalajamajanduse mõte on, et andmed on õiged juba tekkimise hetkel, mitte alles kuu lõpus parandatuna,“ ütles Maasik. „Mida rohkem kontrolle on sisse ehitatud tarkvarasse, seda vähem jõuab vigu deklaratsiooni ja seda vähem on hiljem vaja parandusi teha.“ 

Kuidas edaspidi palgaandmeid deklareerida 

Ettevõtetel tasub juba praegu üle vaadata, kuidas palgaarvestust peetakse, kuna uus kord eeldab, et andmed liiguvad maksuametisse tarkvarast, mitte käsitsi, ning kuigi käsitsi sisestamine e-maksuametisse jääb endiselt võimalikuks, muudab uue korra detailsus selle senisest oluliselt töömahukamaks. Sestap ei saa edaspidi Excelis palgaarvestust enam sisuliselt pidada, sest maksuamet ootab andmeid kindlas vormingus, mida Excel ei toeta.  

„Ettevõtete jaoks taandub kõik suuresti ajale,“ märkis Maasik. „Kui andmed on korras juba tarkvaras, ei pea midagi topelt tegema ega käsitsi ümber trükkima. Seepärast soovitan mitte jätta oma süsteemide ja senise korra ülevaatamist viimasele hetkele ning uurida juba praegu, kas ettevõtte palgaarvestus on uue korraga ühilduv.“ 

Nõuanded sujuvaks üleminekuks: 

• Tehke kõik palgaarvestuse muudatused ja parandused otse majandustarkvaras – nii liiguvad õiged andmed sealt automaatselt maksuametisse ja püsivad kooskõlas. 

• Uurige tarkvarapakkujalt, kas teie programm uut andmepõhist TSD-d toetab. Merit Palk seda juba toetab.  

• Vaadake üle oma senine palgaarvestuse protsess. Enamasti ei ole vaja uusi andmeid juurde koguda, vaid veenduda, et senine kord uue korraga sobib. Täiendavaid andmeid tuleb koguda vaid teatud olukordades, näiteks kui teil on välisriigis töötavaid inimesi. 

• Kui peate palgaarvestust Excelis, on soovitatav enne oktoobrit kasutusele võtta mõni tarkvara. Uue korra rakendumise määrab väljamakse kuupäev, mitte periood, mille eest tasu arvestatakse: kõik tasud, mille maksekuupäev on 1. oktoober või hilisem, tuleb esitada uue korra järgi ja nende andmeid ei saa enam Exceli failina esitada, seda ka siis, kui arvestatakse näiteks septembri eest makstavat tasu. Enne 1. oktoobrit tehtud väljamaksed deklareeritakse endiselt praegu kehtiva korra järgi.