Küsimused ja vastused | Merit x Telema 17.09.2025 webinar

Telema ja Merit Tarkvara ühise veebiseminari “Iga e-arve loeb” jooksul tekkinud küsimused ja vastused.

Kas e-arvega saab tulla vale-arveid nagu oli hiljuti Telia nimel tehtud spämm 26€?

• Teoreetiliselt on võimalik ettevõttel, kes on e-arve operaatori klient, saata enda nime alt arveid näiteks teenuse eest, mida pole tegelikult osutatud, lootuses et mõni klient pimesi selle eest maksab. Küll aga on äärmiselt keeruline saata nö. võltsarveid kellegi teise nimel või kes teab mida. Lisaks jääb igast saadetud arvest ka logi. Kokkuvõtvalt – ükski süsteem ei ole 100% turvaline, aga kindlasti on emaili ja PDF’e kasutades oluliselt lihtsam pettusi korraldada kui e-arvetega. E-arvete puhul soovitame kasutada ka kinnitusringi, mis vähendab oluliselt vale arvete ja pettuste ohvriks langemise riski.

Kas e-arve on mõeldud ainult maksmata arvete jaoks või saab seda ka kasutada makstud(pangakaardiga) arvete jaoks?

• Saab kasutada mõlemal juhul. Küll aga ei saa e-arveldust kasutada tšekkide ja kviitungite jaoks – selle jaoks tuleks kasutada eraldi digiteerimiseks sobivat tarkvara (nt Telema eFlow)

Isikul on õigus nõuda aga kas müüjal on ka õigus nõuda, et meie ettevõte saadab AINULT e-arveid ja võta või jäta? Meil on palju kliente kes ei taha maksta Meritile täiskasutaja tasu ja nemad on jäänud pdf-i ja e-maili peale. Nüüd on olnud juhuseid kus müüja saadab ainult e-arve ja ettevõtte juht/omanik enam e-maili ei saagi seega ostudokumenti ei näe. Raamatupidajale on tekkinud sellega lisatöö – saata juhatajale pdf-id.

• Riigijuhtide poolt on hetkel sõnum see, et e-arvete nõudmine jääb ostja õiguseks. Ostjale tahetakse anda see võimalus valida, kas nad soovivad e-arvet või mitte.

Kas see, et e-arvete osakaal on nii madal, ei ole selle tõttu, et iga dokumendi saatmine maksab üksjagu. Aeg on jah raha, aga iga liigutus paberimajanduses on kulukas- Merit, Telema, edasi.tagasi dokumendid jne. Kui on suured mahud, siis jah, aga väiksemal ettevõttel ei ole see kasumlik

• E-arved on kasulikud nii suurele kui väikesele ettevõttele. Küsimus on aja väärtustamises: kui aeg, mis muidu kuluks arvete halduseks kasutatakse nüüd produktiivsemaks tööks, on e-arvete saatmine vägagi kasumlik.

Kui ma e-arves teen vea, kuidas seda parandatakse hiljem?

• Juba väljastatud E-arveid ei parandata – parandatavale arvele koostatakse kreeditarve ning seejärel korrektne parandatud andmetega arve. See on oluline pettuste vältimiseks.

Kui ma teen kreeditarve ja uue arve, siis kas ma maksan jälle kõikide nende arvete eest? Ehk siis ma maksan 3 x vea puhul?

• See on tõsi. Samas on tõsi ka asjaolu, et paber või PDF arve halduskulu on ikkagi kordades suurem kui kasvõi 3x e-arve hind.

Mis need vastuvõetud ja saadetud e-arved siis tegelikult maksavad? Kas see tasu tuleb nii väljastamisel kui sisse tulemisel e-arvelt? Milline hinnakiri kehtib alates 2026.a.?

• Meriti ja Telema koostöös maksab üks e-arve 10 senti + käibemaks. Sama tasu on nii sisse tulevatel kui ka väljastatud e-arvetel. Kui saatja ja vastuvõtja on mõlemad Merit Aktiva kasutajad, siis on võimalik e-arveid saata tasuta, selleks peab olema vastuvõtjal aktiveeritud lisaks Telemale ka E-arvete vahetus teiste Merit Aktiva kasutajatega. Hetkel teadaolevalt üldises hinnakirjas muudatusi ei ole tulemas.

Kas välisettevõtted/mtü-t kes pole äriregistris on võimalus vastu võtta e-arveid Eestis?

• Meritis e-arvete vastuvõtu aktiveerimine eeldab, et ühing on Äriregistris.

Kuidas ma tean et minu partnerid on e-arve vastuvõtjad ehk siis kellele saan ise saata e-müügiarve?

• Vastav märge on olemas ettevõtte kaardil Äriregistris ning näiteks Meriti tarkvaras ilmub müügiarve koostamisel automaatselt võimalus saata arve välja e-arvena, kui ettevõttel e-arve vastuvõtu võimekus olemas on.

E-arved hilinevad mitmeid päevi. Kas selles osas on edasiminekut oodata? Kas süsteem on juba üle koormatud ja seetõttu e-arved hilinevad?

• E-arvete hilinemise põhjuseks ei ole kindlasti Telema süsteemi ülekoormatus. Telema süsteemist liiguvad e-arved tavapäraselt läbi minutitega (kui mitte sekunditega). Täpset arvet, saatjat ja saajat teadmata on raske ennustada, miks mõni arve hilinemisega saabub.

Kuidas tekib nt Telemasse kuvatav PDF arve? Kas xml alusel genereeritakse või peab tarnija selle lisaks saatma koos xml-iga?

• Mõlemad variandid on võimalikud. Mõnel juhul genereeritakse see vaade XML põhjal, aga on ka võimalus PDF e-arve manusena kaasa panna.

Kui mulle saadetakse PDF arve (uuel tarnijal), kas palun saata e-arve selle asemel?

• Kui tegu on Eesti tarnijaga, on 1. juulist 2025 õigus ostjana nõuda e-arvet. Selline palve tarnijale on igati õigustatud.

Kes kinnitab Meritis raamatupidamisbüroo puhul e-arvete vastuvõtmise erinevate klientide puhul?

• Kui teete raamatupidamist mitmele ettevõttele, siis e-arvete operaatori valik tuleb aktiveerida igas ettevõttes eraldi Merit Aktivas menüüs Seadistused -> Ettevõtte andmed -> E-arvete jm integratsioonide seadistus. E-arvete saatmist Telema kaudu saab aktiveerida peakasutaja. E-arvete vastuvõtmine Telema kaudu ja teiste Merit Aktiva kasutajatega tuleb aktiveerida igas ettevõttes eraldi allkirjaõigusliku isiku poolt (vajalik ID-kaardiga, mobiil-iD-ga või Smart- ID-ga autentimine). Allkirjaõiguslik isik saab e-arvete vahetuse teenused jm otseühendused aktiveerida ka piiratud õigustega kasutajana menüüs Seadistused -> Ettevõtte andmed -> E-arvete jm integratsioonide seadistus.
  Kui allkirjaõiguslik isik on ennast Merit Aktivas konkreetses ettevõttes mõne muu autentimist vajava teenuse aktiveerimisega seoses autentinud (näiteks panga otseühendus), siis ei ole vaja e-arvete vastuvõtmise aktiveerimiseks uuesti autentimist teha, seda saab teha juba raamatupidaja ise.

Kuidas raamatupidamisfirmadel saaks asi toimida e-arvetega? Kliendid saadavad enamasti meilile arved PDF-na.

• Esmalt tuleb aktiveerida e-arvete vastuvõtmine ning seejärel teha kliendiga kokkulepe, et edaspidi küsitakse kõikidelt partneritelt e-arveid. Kui on partnereid kes mingil põhjusel e-arveid ei väljasta (näiteks välistarnijad, tsekid jne), siis nende dokumentide puhul tuleks võtta lisaks eraldi digiteerimiseks sobiv tarkvara (nt Telema eFlow)

Kui raamatupidamise klient aktiveerib e-arve vastuvõtmise, kuidas tema näeb neid arveid, mis on e-arvena meritisse tulnud? kliendile vajalik, kuna soovib ise arved üle vaadata ja tasuda.

• Aktiva Pro ja Premium paketis saate lisada programmi täiendavalt samaaegseid kasutajaid, kellel on juurdepääs kõikidele menüü punktidele selles andmebaasis, kuhu ta on kasutajaks lisatud sh. kinnitamata ostuarvetele. Kasutaja lisamiseks on vajalik lisakasutaja litsents. Vaikimisi on lisakasutajal kõikide menüüpunktide vaatamise ja muutmise õigused, kuid peakasutaja võib neid õigusi muuta ja vajadusel piirata. Lisaks saabunud e-arvete nägemisele, saab klient ise koostada maksekorraldusi arvete tasumiseks ning omab jooksvat ülevaadet oma ettevõtte raamatupidamisest.

Kui kliendil on Finbite kasutusel ja müüa kasutab Telemat, kas müüa saab müügiarve saata Meritist läbi Telema Finbite kasutajale?

• Jah. Müüja ega ostja ei pea isegi teadma, kes on millise e-arve operaatori kasutaja. Operaatorid hoolitsevad selle eest, et arve jõuaks õige saajani.

Kas ma sain õigesti aru, et e-arveldamine on tasuta?

• Kampaania raames on Telema e-arveldamine tasuta kuni 2025 aasta lõpuni (Meriti kasutajatele, kes aktiveerivad e-arvete vastuvõtu hiljemalt 31.10.2025)
  Kui saatja ja vastuvõtja on mõlemad Merit Aktiva kasutajad, siis on võimalik e-arveid saata piiranguteta tasuta, selleks peab olema vastuvõtjal aktiveeritud lisaks Telemale ka E-arvete vahetus teiste Merit Aktiva kasutajatega.

Kas ja kuidas saab e-arvega koos saata ka saatelehti vms arvega seotud dokumente.

• Täna on tõesti olukord, kus e-arvega saab panna kaasa vaid ühe PDF faili, milleks on reeglina selle sama arve PDF-vaade – selle genereerib arve koostamise programm ise. Kuigi Telema e-dokumendi formaat võimaldab iseenesest ka mitme faili lisamist e-arvele, siis probleem on selles, et täna veel ei oska enamik raamatupidamistarkvarasid selliseid faile e-arve tehnilisse faili (XML) kompileerida ega neid sealt ka välja lugeda, mistõttu need kasutajale nähtavaks ei saa. Küll aga kui e-arve liigub Merit-Merit vahel otse, siis Merit Aktiva võimaldab lisada manuseid lisaks arve enda PDFile ja need edastatakse saajale.

Kas Euroopa standard (EN 16931) ja PEPPOL on erinevad asjad?  Kui rahvusvaheline ettevõtte arendab endal süsteemi, kas on vaja teha mõlemad standardid või piisab PEPPOLi? Mis standardi e-arved on riigiasutustel õigus nõuda?

• Euroopa Standard (EN16931) Määratleb semantilise andmemudeli, ehk millised põhielemendid peavad olema e-arvel. Lihtsalt öeldes: kirjeldab, milline info peab arvel olema (ostja, müüja, KMKR nr, summad, tähtajad jne) ja kuidas see info peab olema struktureeritud ning nimetatud. Peppoli standardid kirjeldavad taristut ja reegleid, kuidas e-dokumente vahetatakse – näiteks Peppol BIS (Business Interoperability Specifications): Profiilid, mis täpsustavad, kuidas EN 16931’t reaalselt rakendada (nt millised väljad on kohustuslikud, valikulised või tingimuslikud).

Kuidas ma näen, et firmale on saadetud e-arve?

• E-arve ilmub automaatselt firma raamatupidamistarkvarasse (seda ei pea nt e-maili postkastist raamatupidamistarkvarasse ümber trükkima). Merit Aktivas leiate kõik saabunud e-arved menüüs Ost-> Kinnitamata ostuarved.