Küsimused ja vastused I Merit x Telema

Telema ja Merit Tarkvara ühise veebiseminari “Miks alustada e-arveldusega juba täna?” jooksul tekkinud küsimused ja vastused.

Kas saate lühidalt selgitada, kuidas toimub asi, kui soovin tellida e-arve nii Meritisse kui panka. Või ei ole seda üldse vaja, kui kasutada Meriti funktsionaalsust maksekorralduse koostamiseks?

• Tellides e-arve otse internetipanka, on võimalik valida täismahus e-arve ning piiratud e-arve vahel. Täismahus e-arve sisaldab kogu infot teenuse kohta. Piiratud e-arve puhul on nähtav ainult maksekorralduse info. Kui teie teenusepakkuja on võimeline edastama arvet piiratud mahus e-arvena internetipanka ja täismahus teie poolt valitud kanalisse, siis on teoreetiliselt võimalik, et e-arve saabub nii Merit Aktivasse kui ka internetipanka. Küll aga ei ole see üldse vajalik, sest tellides e-arve Merit Aktivasse, saate te pärast arve konteerimist ja salvestamist mugavalt paari hiireklikiga suunata arve panka tasumiseks.

Raamatupidamisbüroo, dokumente võetakse vastu kord kuus. Kuidas sel juhul käituda?

• E-arved tulevad sisse jooksvalt saabunud arvete registrisse. Kui on praktika, et ettevõtte dokumente käsitletakse kord kuus, siis nii ongi – sel hetkel võetakse lahti sissetulnud arvete register ja saabunud arved Meritis kinnitatakse/konteeritakse. Analoog on e-kirjadega – nad saabuvad siis kui saabuvad, aga loed neid ikka omale sobilikul hetkel.

Millised on kulud, kui lisaks Meritile käib arve veel ka läbi Telema? Miks otse Telema kaudu ei saa saata?

• Kõik e-arved Meritisse ja Meritist käivadki läbi Telema (kui ei ole eraldi muud kanalit tellitud). Kõikide elektrooniliste arvete (nii e-arved kui ka EDIarved) eest esitab kliendile arve Merit, st Telema e-arvete eest kliendile otse arveid ei esita. Telema ja Merit arveldavad omavahel. Meritis on e-arve vastuvõtmine ja saatmine antud hetkel 0,1€/tk – sellele midagi juurde ei lisandu. Need ettevõtted, kes kasutavad Telema EDI teenuseid, siis arvete osas on täpselt sama süsteem. Telema arvelda kõikide muude dokumentide osas, va arved, otse kliendiga.

Kui aktiveerin e-arvete vastuvõtmise, kas siis pean kasutama ka mingit eraldi programmi arve kooskõlastamiseks? Või siis millised võimalused on Meritis e-arvet programmisiseselt kinnitada?

• Merit Aktiva Pro ja Premium paketis on võimalik kasutada kinnitusringi. Kinnitusringi kasutuselevõtmiseks tuleb märkida linnuke reale „Ettevõttes on kasutusel kinnitusring“. Kinnitusring tähendab, et tarnijate poolt saadetud e-arved saab ostuarveteks salvestada pärast kinnitamist selleks määratud isikute poolt. Kinnitusringi kasutusele võtmist saab määrata ainult peakasutaja ning kinnitusringis saavad osaleda tasulise lisakasutaja litsentsiga kasutajad.

Kuidas toimub arhiveerimine perioodil, kui osa arveid on e-arved ja osa tuleb ettevõttesse PDF-na (sisestakse käsitsi)?

• Meritisse ise käsitsi sisestatud arvete juurde on võimalik laadida ka selle arve PDF. Meritis säilitatakse andmed/arved kogu Merit tarkvara kasutamise vältel, seega arhiveerimine toimub Meritis. PDF-e eraldi kuskil vaja hoida ei ole. Kui aga soovitakse lisaks ja Meriti-väliselt arhiivi pidada, siis selle kohta saab lugeda siit.

Kui arved sisestatakse käsitsi buumi laoprogrammi ja sealt tõmmatakse liidesega raamatupidamisprogrammi, kuidas siis käituda kui sooviks e-arve vastuvõttu aktiveerida?

• Kaubaarvete puhul on paremaks lahenduseks EDI (elektrooniline andmevahetus), mis võimaldab lisaks kaubaarvete vastuvõtmisele tarnijatele otse BUUMist ka elektroonilisi tellimusi saata. Sellisel juhul tulevad teie kaubatarnijatelt kaubaarved masinloetavalt BUUMi; ja sealt liiguvad need liidese kaudu raamatupidamisprogrammi (alternatiivina on võimalik EDI operaatoril nende arvete koopiad BUUMI väliselt ka raamatupidamisprogrammi kopeerida). Kõik kuluarved aga tulevad e-arvetena otse raamatupidamisprogrammi (eeldusel et e-arvete vastuvõtmine raamatupidamisprogrammis on aktiveeritud).

Hetkel ei ole võimalik e-arvega saata kaasa pdf dokumente, kas see oleks üldse võimalik lahendus, millele mõelda? TÄPSUSTUS: Kui arve tehakse mingi dokumendi alusel (AKT), kus on näha, mille eest täpselt arve koostatakse. Arve koostamisel sisestatakse ühe kuluna.

Täna on tõesti olukord, kus e-arvega saab panna kaasa vaid ühe PDF faili, milleks on reeglina selle sama arve PDF-vaade – selle genereerib arve koostamise programm ise. Kuigi Telema e-dokumendi formaat võimaldab iseenesest ka mitme faili lisamist e-arvele, siis probleem on selles, et täna veel ei oska enamik raamatupidamistarkvarasid selliseid faile e-arve tehnilisse faili (XML) kompileerida ega neid sealt ka välja lugeda, mistõttu need kasutajale nähtavaks ei saa. Üks viis kuidas neid faile siiski e-arvega saata, on laadida sellised failid pilvekeskkonda ning lisada arve kommentaaridesse nende failide lingid.

E-arvet ei saa teist korda saata. Klient väitis, et pole arvet saanud, mis siis teha?

• Kui e-arve on välja saadetud Meritist, tuleks pöörduda Meriti kasutajatoe poole, et selgitada välja, kas arve on korrektselt Telema süsteemi liikunud ning sealt edasi arve saaja operaatorile. Kui selles ahelas vigu ei leita, peab teie klient oma operaatoriga ühendust võtma ja selle arve oleku kohta küsima. Kui aga arve on mingi vea tõttu “kinni jäänud” selgitatakse viga välja, ning Meritis tuleb arvel vead parandada. Kuna arvet saab e-arvena välja saata vaid ükskord, siis tuleb teha esialgsest arvest koopia ning vead parandada, uus arve välja saata ja vana arve krediteerida või lihtsalt kustutada.

Kas peale kampaaniat ostuarve saamine on tasulised?

• Jah, kampaania lõpuni, so kuni jaanipäevani on kõikidele uutele e-arve vastuvõtmise käivitanutele nii e-arvete saatmine kui nende vastuvõtmine tasuta. Pärast kampaania lõppu on nii saadetud kui vastu võetud e-arved 0,1€/tk.

Telema kodulehel pole mingit hinnainfot. Iga ostu kohta eraldi hinnapäringu tegemine on tüütu ja aeganõudev.

• Mis puudutab Meritis e-arvete saatmist ja vastuvõtmist, siis selle hinna kehtestab Merit, ning seda hinda me ei saagi Telema kodulehele panna.

Palun Meritil lisada aktiveerimisel võimalus ka Smart-id, sest meil on see mitmete klientidega just see hetkel takistuseks.

• Täname ettepaneku eest! Kaalume seda, ning kui see võimalus tekib, anname sellest kasutajatele teada.

E-arve küll hea, aga see ju ka suur kulu. Pean ikkagi maksma, kui vastu võtan või saadan.

• Nagu veebiseminaril käsitletud, siis PDFid ka ei ole tasuta – st sisaldavad salakavalalt väga palju varjatud kulusid ning arvestades kogu protsessi arve saabumise hetkest kuni arhiveerimiseni moodustavad märkimisväärse hulga. Olenemata arve summast, on kõige kulukam arveid käsitsi töödelda, sest inimressurss on kõige kallim ressurss üldse, isegi kui Sa teed seda ise ilma raamatupidajata – kas tahad oma kallist elu aega sellisele tegevusele kulutada?