Palga- ja maksuarvestuse check-list

Seoses Visma gruppi kuulumisega peame oma eelmise kuu raamatupidamise lõpetama järgmise kuu esimestel tööpäevadel. Alustame alati palga- ja maksuarvestusest ning jagame teilegi check-listi, mida kasutame, et kõik andmed klapiks ning midagi olulist ei jääks kahe silma vahele. Käime kontrollnimekirja läbi jaanuar 2021 töötasude näitel, mis makstakse välja veebruari alguses.

1. Aktiivse kuu valik. Valime Merit Palgas aktiivseks kuuks selle kuu, mille töötasusid hakkame arvestama, meie näite puhul avame jaanuar 2021.
2. Töökatkestused. Kontrollime üle Merit Palk aruande menüüs Töökatkestused -> Töökatkestuste aruanne. Vajadusel lisame programmi puuduvad töökatkestused menüüs Töökatkestused -> Puhkused ja töökatkestused -> Uus töökatkestus. Soovitame kindlasti üle vaadata ka eesti.ee keskkonnas nii lõpetatud kui ka alles arsti poolt avatud töövõimetuslehed.
3. Tasude arvestamine. Arvutame töötajatele kõik tasud, sealhulgas impordime lisatasud. Seda kõike saab teha menüüs Tasude arvestus -> Tasude arvestus. Tasude importimise juhendi leiate siit.
4. Kinnipidamised. Vajadusel lisame kinnipidamised menüüs Kinnipidamised -> Kinnipidamised (nt. tööandja sõiduki isiklik kasutamine).
5. Väljamaksulehe kinnitamine. Menüüs Väljamaksed -> Väljamaksed -> avame välja maksmata tasude lehe ning vajutame nuppu “Kinnita”.
6. Saadame pearaamatu kande Merit Aktivasse. Kannet saab saata menüüs Tasude arvestus -> Pearaamatu kanne -> Merit Aktiva.
7. Kontrollime Merit Aktivas üle järgmiste kontode saldod:
   • palgavõlg – kas tänase seisuga klapib konto saldo Merit Palgas äsja kinnitatud väljamaksulehe summaga? Kui ei klapi, kontrollime üle, millises programmis on jäänud väljamakse kajastamata ning lisame puuduva väljamakse. Merit Palgas olevad väljamaksed peavad täpselt klappima Merit Aktivas palgavõla kontolt maha läinud summadega.
   • deklareerimata maksuvõlad – võrdleme Merit Palgas väljamaksete menüüst leitavat aruannet “Deklareerimata maksuvõlgade aruanne” Merit Aktiva deklareerimata maksuvõlgade kontode lõppsaldodega. Kui Merit Palgas võtame aruande näiteks jaanuar 2021 aktiivses kuus, siis võrdleme Merit Aktivas deklareerimata maksuvõlgade lõppsaldosid 31.01.2021 kuupäevaga. Kõige mugavam on Merit Aktivas kontosid kontrollida käibeandmiku abil.
8. Impordime TSD Maksu- ja Tolliametisse Merit Palgast (peagi avaneb võimalus deklaratsiooni ka otse Maksu- ja Tolliametisse saata). TSD elektrooniline vorm on leitav menüüs Väljamaksed -> Maksudeklaratsioon (TSD).
9. Kontrollime Merit Aktivas käibeandmiku abil üle, kas vastavas arvestuskuus oli tehtud erisoodustusi, vastuvõtukulusid, ettevõtlusega mitteseotud kulusid jmt, mis on vaja deklareerida TSD lisadel 4 kuni 7.
10. Lisame vajadusel andmed TSD lisadele 4 kuni 7 ja kui lisasime andmeid, teeme Merit Aktivasse täiendava pearaamatu kande (näiteks tulumaksuga maksustatavate kingituste deklareerimisel teeme kande: Deebet: kingitustelt arvestatud tulumaksukulu ja Kreedit: ettevõtte tulumaksu võlg).
11. Võtame Maksu- ja Tolliametist saldopäringu kuu lõpu seisuga, nt. 31.01.2021 ning võrdleme neid Merit Aktivas käibeandmiku maksusaldoga sama kuupäeva seisuga. Samuti kontrollime, et ka ostu- ja maksuvõlgnevuste aruandes seisuga 31.01.2021 oleksid samad maksusaldod.
12. Alles siis, kui kõik saldod on kontrollitud, koostame Merit Palgas maksekorraldused. Seda saab teha menüüs Väljamaksed -> Väljamaksed -> Maksekorraldused. 
13. Saadame töötajatele palgateatised menüüs Tasude arvestus -> Palgateatised.
14. Kui oleme töötajatele maksnud näiteks lapsepuhkuse tasu, siis esitame kohe eesti.ee keskkonnas taotluse puhkusetasu hüvitamiseks. Kõige mugavam taotluse jaoks andmeid võtta on menüüs Töökatkestused -> Lisapuhkuste aruanne.

Kõik need sammud käime läbi just sellises järjekorras, et olla kindlad oma palga- ning maksuarvestuse täpsuses ja õigsuses. Meil on üldiselt kindlad kuupalgad ning tasude arvestus on lihtne. Kui teil on keerulisem tasude arvestus, on teile kontrollimisel veel abiks järgmised aruanded tasude arvestuse menüüs:

• Tasude ja tundide aruanne
• Koondpalgateatis
• Palgaleht
• Pearaamatu kanne -> Maksuarvestus (XLS)

Lisaks on oluline meeles pidada, et kõik toimingud veebruari alguses teeme arvestuskuus jaanuar 2021. Arvestame jaanuari töötasud, mille väljamakse kuupäev on veebruar ning võtame ka jaanuari TSD, mille tähtaeg on 10. veebruar.

Loodame, et meie kontrollnimekiri on ka teile abiks, kuid kui teil tekib meie programmide kasutamisega küsimusi, võtke julgesti ühendust meie klienditoe meeskonnaga. Oleme teile abiks nii töö alustamisel kui töö käigus tekkivate probleemide lahendamisel. 

Loomulikult ootame rõõmuga ka teie ettepanekuid!