Küsimused ja vastused | 23.04.2025 Webinar “Kuidas teha laoarvestust Merit Aktivaga?”

Merit Tarkvara veebiseminari “Kuidas teha laoarvestust Merit Aktivaga?” jooksul tekkinud küsimused ja vastused.

Kas müügiarvet tehes on võimalik EAN koodi järgi artiklit otsida?

• Hetkel ei ole võimalik EAN koodi järgi kaupa otsida müügiarvel.

Kui iga päev ostetakse kaupu, siis kas ka omahinna ümberarvestust peaks iga päev tegema, st pärast igat ostu müügi arve sisestamist?

• Omahinna ümberarvestust ei ole vaja teha iga arve sisestamise järel ega igapäevaselt. Soovitame seda teha kord kuus – siis, kui kuu jooksul sisestatud laoartiklitega seotud tehingud on sisestatud ja üle vaadatud. Omahinna ümberarvestuse kuupäev peab olema tagasiulatuv, st näiteks Jaanuari tehingute puhul peaks omahinna ümberarvestuse kuupäevaks olema 01.01. NB! Kuupäeva välja ei tohi jätta tühjaks – see peab alati olema määratud.Samuti tuleks omahinna ümberarvestus kindlasti läbi viia enne majandustulemuste analüüsi või aruandluse koostamist – nii on kõik laovarud ja tehingud arvestatud õigete hindadega. Eraldi tasub tähele panna ka olukordi, kus teete lao väljamineku ja sellele järgneb sissetulek (näiteks komplekteerimine). Sellisel juhul, et uus sissetulek arvutaks õige omahinna, on oluline eelnevalt käivitada omahinna ümberarvestus.

Kas Meriti laoprogrammi on võimalik liidestada Envoice ja Scoroga? Kas teil on soovitada partnereid, kes nende liidestuste tegemisel abiks oleks?

• Jah, nii Envoice’i kui ka Scoro tarkvaraga on olemas API ühenduse võimalus.Scoro ja Merit Aktiva vahelise liidese on välja arendanud Red Function. Envoice’i liidestuse on loonud Envoice OÜ. Meie partnerite ja olemasolevate liidestuste kohta leiate täpsemat infot siit.

Kas pearaamatu kande tegemine ei tekita erinevust bilansis ja lao aruandes?

• Jah, üldjuhul ei tohiks lao kontodega seotud pearaamatu kandeid käsitsi teha, kuna see võib põhjustada erinevusi laoaruande ja bilansi vahel.Käsitsi pearaamatu kanne on vajalik vaid erandjuhtudel – näiteks:Kui pärast omahinna ümberarvestust on lao saldo bilansis muutunud võrreldes varasema aruandega. Sellisel juhul tuleb teha korrigeeriv kanne, et bilanss ja kasumiaruanne vastaksid enne ümberarvestust esitatud andmetele

  Teine erandlik olukord võib tekkida ostu kreeditarve puhul, kui tagastatud kauba hind erineb hinnast, millega kaup laost välja läks. Sellisel juhul võib samuti tekkida vajadus käsitsi korrigeeriva pearaamatu kande tegemiseks, et säilitada aruannete korrektsus.

  Kõigil muudel juhtudel peaksid kõik laoarvestusega seotud kanded tekkima automaatselt programmi tehingute kaudu – see tagab aruannete täpsuse ja väldib andmete lahknevust.

Kas laoartiklile on võimalik kohe määrata osakond ja kulukoht?

• Laoartikli kaardil ei ole võimalik määrata osakonda ja kulukohta.

Kuidas tekitada ostuarvele veerg LADU?

• Lao väli ilmub ostu- ja müügiarvetele ning teistele tehingutele siis, kui olete lisanud vähemalt ühe lisalao peale vaikimisi üldise lao. Selleks peab teil olema vähemalt Aktiva PRO pakett.Ladusid saab lisada menüüs Seadistused -> Dimensioonid -> Laod.

Kas on võimalik teha andmete massmuutmist? Näiteks lisada artiklite gruppe, kui neid ei ole seni kasutatud või peab read ükshaaval üle käima?

• Artiklite massmuutmise funktsiooni programmis ei ole, küll aga on võimalus artiklite andmeid korraga muuta Exceli abil.Kui soovite artiklitele lisada grupid, saate toimida nii:Lisage programmis, esimesele artiklile, artikli grupp käsitsi. Seejärel salvestage kõik artiklid Exceli faili – nüüd on failis olemas ka artikli grupi veerg.

  Täiendage Excelis artiklite grupid soovitud viisil (jälgige, et grupi kood oleks täpselt sama, sh suured-väikesed tähed).

  Exceli faili saate importida menüüs seadistused: Finantsi seadistused/Andmete import – Artiklite import.

  Programmi artiklite importimisel lisatakse artikli grupp vastavalt Excelis sisestatud andmetele. Nii saate muudatused teha kiiremini ja ühekorraga.

Kuhu on võimalik sisestada parim enne ehk realiseerimiskuupäeva?

• Realiseerimiskuupäeva saab lisada vaid müügiarvele ja selleks tuleb aktiveerida Telema EDI teenus. Selle jaoks on vajalik Premium pakett ja programmi menüüs seadistused: Ettevõtte andmed/E-arvete jm integratsioonide seadistus -> E-arve operaator Telema: märkige linnuke “Lisaks müügiarvete saatmisele e-arvena soovin kasutada ka Telema EDI teenust …”.
• Sellisel juhul tellimuselt arve koostamisel on arvel partii numbri ja säilivusaja väljad, mille saate käsitsi täita enne, kui arve kliendile saadate. Rohkem infot Telema EDI teenuse kohta, leiate siit.

Kas Premium pakett võimaldab teha ostutellimusi ja nendest otse koostada ostuarveid?

• Jah, Kui ostutellimus on kinnitatud staatuses, saab ostutellimuse salvestada kinnitamata ostuarveks või ostuarveks. Lisaks on võimalik kinnitatud ostutellimuselt ridu kopeerida müügipakkumisele klikkides „Kopeeri read müügipakkumisele“.Juhendi ostutellimuste kohta leiate siit.

Kui mul on kasutusel välja renditud seadmete ladu, siis kuidas saaksin seadistada nii, et rendiseademete laosesiu ei arvestata vaba kauba jäägina?

• Kui teil on vähemalt Aktiva Pro pakett, saate seadmete rentimiseks luua eraldi lao, näiteks “Rendiladu”, ja liigutada seadmed sinna ladude vahelise liikumisega.Kui teie kliendid on valdavalt ettevõtted (mitte suurem hulk eraisikuid), võite teha veel ühe sammu edasi – luua igale kliendile eraldi lao. Siis saate rendi alguses teha liikumise kliendi lattu ning seadme tagastamisel vastupidise liikumise tagasi enda lattu.See võimaldab täpsemalt jälgida, milline seade on millise kliendi juures.

Kuidas käsitleda realiseerimiseks saadud kaupa? Kas hoida laos ja siis ostuarvega koos maha kanda sealt laost?

• Oleneb sellest, kas soovite neid kaupu ka lao seisus näha? Kui soovite, et realiseerimisel olevad kaubad kajastuksid ka laos (teil on nende ostuhind teada), siis tuleks teha järgmiselt:
• Lisage kontoplaani eraldi varude konto “Realiseerimisel olevad kaubad”, samuti lisage eraldi artikkel: ost – artiklid: Realisatsiooni antud kauba kohta tehke lao sissetulek.
• Kommentaari väljale kirjutage tarnija nimi, kelle kaubaga on tegemist ja valige kaubad ning sisestage kogused.NB! Konto väljal tuleks muuta konto 1342 – Realisatsioonil kaubad. Tekib kanne
• Dt 1340 – müügiks ostetud kaubad
• Kr 1342 – Realisatsioonil kaubadKui Tarnija saadab teile müüdud kauba kohta arve, siis sellel arvel ärge valige lao kaupa, vaid kasutage artiklit “Kaubad realisatsioonil” ning sisestage kogus ja summa. Arve reale võite lisada ka lao sissetuleku kande numbri näiteks LL-13
• Ostuarvel tekib kanne: Dt 1342 – Realisatsioonil kaubadKui teil on lisaküsimusi näite kohta, siis võtke julgesti meiega ühendust meili teel: klienditugi@merit.ee

Kas ostutellimust välistarnijale saab teha inglise keeles või kas saan seadistada konkreetsele tarnijale keelevalikuks alati inglise keele?

• Konkreetsele tarnijale keelevalikut määrata ei saa. Inglisekeelse ostutellimuse saate, kui muudate programmi keele inglise keeleks ning seejärel lisate ostutellimuse. Programmi keelt saate muuta, kui vajutate inimese ikoonile – avaneb külgmenüü – valite English. NB! Kui olete juba ostutellimuse sisestanud ja siis muudate keele inglise keeleks,  jääb ostutellimus siiski eesti keelseks.

Kui sisestan sissetuleku eelnevalt, enne kauba saabumist, aga kuupäeva määran tulevikus, kas kogus kuvatakse kohe või alles minu määratud kuupäevast?

• Kui ostuarve arve kuupäev on varasem kui kande kuupäev, siis: Lattu võetakse kaup kande (ehk konteerimis) kuupäeva järgi. Käibemaks deklareeritakse samuti kande kuupäeva alusel.
• Seetõttu soovitame kande kuupäeva muuta ainult juhul, kui arve tõesti jõuabki teieni hilinemisega – Näiteks tuuakse märtsi kuluarve teile alles mai kuus, siis: arve kuupäev on 10.03.2025 aga kande kuupäevaks sisestate näiteks 01.05.2025. Sellisel juhul kajastub selle arve käibemaks alles mai kuu KMD-l.

Kas ja kuidas on võimalik aktsiaid kajastada läbi lao?

Finantsinvesteeringute kajastamise kohta leiate Meriti kodulehelt juhendi “Finantsinvesteeringute kajastamine”.

Kas Meritis on võimalik teha laoarvestust ka nn pooltoodete arvestuseks? Oleme tootmisettevõte, kus teeme toorainest pooltooted (nt tinktuurid), millest omakorda siis mitmed erinevad lõpptooted (nt tinktuurisisaldusega siirupid). Kui umbes aasta tagasi uurisin, siis pooltoote arvestust ei olnud võimalik niimoodi teha, et lõpptoote müügil läheks laoarvestusest maha nii pooltoode kui selle pooltoote valmistamiseks kulunud tooraine.

• Täna ei ole võimalik pooltoodangut lattu eraldi arvele võtta, vaid nn “pooltoodangu” valmistamise materjalid kantakse kuludesse hetkel, kui valmistoodangu arvele võtate, mille komplektis vastav pooltoodang kajastub. Siinkohal juhime tähelepanu ka sellele, et pooltoodangut ei saa eraldi müüa (juhul, kui soovite seda ka eraldi müüa).

Kas Meritis on käibemaksu arvestus ainult ridade lõikes või ka saab lõpphinnale lisada käibemaksu?

• Merit Aktivas on käibemaksu arvestus ridade põhine.

Kui ma ostan toorainet ettemaksu arvega ja ei soovi, et tooraine oleks kohe laoseisus näha, siis kas ma saan tooraine lattu võtta hiljem, kui see reaalselt lattu jõuab?

• Ettemaksu arvel kasutage ettemaksu artiklit: ettemaks varude eest. Seejärel, kui saate kauba lõpparve, sisestage kauba read arvele ja viimase reana lisage sama ettemaksuartikkel, mida kasutasite ettemaksuarvel, aga kogus miinus (-) märgiga ning sisestage summa.

Kas lao väljamineku tegemisel on võimalik samamoodi ladu valida nagu ostu-ja müügiarvete juures?

• Kui te soovite lao väljamineku ridadel eraldi ladu valida, mitte nii nagu on hetkel, et ladudevahelise liikumise tehingus saab valida vaid ühe lao päisesse, mitte ridadele, siis sellist võimalust hetkel ei ole.

Millal ja kui tihti on vaja teha omahinna ümberarvestust?

• Piisab, kui teete omahinna ümberarvestust korra kuus, peale jooksva kuu tehingute sisestamist ja kuupäev siis kindlasti tagasiulatuvalt kuu alguskuupäev.
• Lisaks võite omahinna ümberarvestust teha ka siis kui on vaja andmeid analüüsida või kui teete lao väljamineku ja väljamineku hinnaga on vaja teha uus sissetulek (näiteks komplekteerimine) ning, et olla kindel hinnas, on vaja käivitada omahinna ümberarvestus.

Kuidas toimub artiklite import Excelist?

• Meriti kodulehelt leiate artiklite impordiks sobiva Exceli faili, mis tuleb täita ja artikleid saate importida menüüs: seadistused – Finantsi seadistused/Andmete import – “Artiklite import”.

Küsimus seoses negatiivse laoseisuga – Kui mul on 2024 aasta lukku pandud ja mitteaktiivseks märgitud ning teen nüüd 2025 aastal omahinna ümberarvestuse, siis miks ta ikkagi 2024 aastat muudab?

• Paraku on tõesti nii, et omahinna ümberarvestus muudab ka neid perioode, mille olete lukku pannud, kui te pole nendes perioodides omahinna ümberarvestust teinud või teil on negatiivne laojääk. NB! Negatiivne laoseisu aasta lõpu seisuga ei tohi lattu jätta, vaid tuleb teha ettemaksuarve ja jaanuaris teete kauba arve

Kas on võimalik kaubaartiklitele sisestada seerianumbrid ja et hiljem oleks võimalik ka seerianumbri kaudu otsida millal osteti ja kelle käest?

• Hetkel seda funktsionaalsust ei ole.

Kuidas toimub Merit Ladu programmis kauba mahakandmine, näiteks riknenud või kaduma läinud kauba puhul? Kas on võimalik määrata mahakandmise põhjus ja kas see kajastub automaatselt ka raamatupidamises?

• Kauba maha kandmiseks soovitan lisada kontoplaani eraldi kulukonto näiteks “Riknenud kaup” ja seejärel kui teete laos väljamineku, valige lao väljaminekus konto veergu konto “Riknenud kaup”. Lisaks saate kommentaari väljale lisada lisainfot

Kui sisestatakse päevas mitmeid ostu ja -müügi arveid, siis kas peaks ümberarvestust vajutama iga arve sisestamise järel või korra päevas või korra kuus? Kas sellel on mingi vahe? Ja kui ümberarvestust jääb üldse tegemata, siis mis kuupäevi peaks sisestama millest teha ümberarvestust?

• Piisab, kui teete omahinna ümberarvestust korra kuus, peale jooksva kuu tehingute sisestamist ja kuupäev siis kindlasti tagasiulatuvalt kuu alguskuupäev. Lisaks võite omahinna ümberarvestust teha ka siis:
• kui on vaja andmeid analüüsida;
• kui on teete lao väljamineku ja väljamineku hinnaga on vaja teha uus sissetulek (näiteks komplekteerimine) ja, et olla kindel hinnas, on vaja käivitada omahinna ümberarvestus.

Kas saab lao väljaminekul näha toote ostuhinda?

• Lao väljaminekus näete toote hinda, kui vajutate laokande nupule, üleval paremas nurgas “Kanne LL-…”.

Kas laos koguse ümberarvestust tuleb ka iga kuu teha või piisab omahinna ümberarvestusest?

• Jah, lao koguste ümberarvestust võiks teha vähemalt korra kuus, aga kui näete, et lao kogused ei vasta tegelikkusele, võite samuti käivitada lao koguste ümberarvestuse. Ümberarvestus on kiire toiming.

Kas müügil on võimalik kasutada ka koondarvet?

• Jah, saate koostada koondarveid. Rohkem infot koondarvete kohta leiate siit.

Milleks on vajalik lao koguse ümberarvestus?

• Kuna programm võimaldab teha kaupade müüki miinusesse, siis seetõttu on enne aruandluse koostamist vajalik kindlasti käivitada „lao koguse ümberarvestus“, et varude seis korrastada.

Kas on võimalik määrata nii, et müügiinimesel on ligipääs Merit laole ja müügiarvetele, aga üldraamatupidamisele mitte?

• Jah, saate seda määrata igale kasutajale tema vajadustest tulenevalt õigusi muuta. Menüüs Ettevõtte andmed -> Kasutajad saate peakasutajana muuta kasutajate õigusi.

Kas on võimalik teha laost aruanne negatiivsed (ainult) laokogused?

• Negatiivsete laokoguste aruannet eraldi pole, aga saate salvestada aruande Excelisse ja seal teha vastava filtreerimise.

Kas transporti on võimalik jagada ka sisestatava arve ja teiste (sama tarnija) arvete vahel?

• Kulusid saab jagada vaid ühele arvele

Kas on võimalik väärtpabereid lattu võtta ka muus valuutas kui EUR?

• Finantsinvesteeringute kajastamise kohta leiate Meriti kodulehelt juhendi “Finantsinvesteeringute kajastamine”.

Kas tulevikus on plaanis lisada artiklikaardile kauba ja pakendi kaal ja võimalus, et müügiarvele arvutada kauba brutokaal, mis on vajalik transpordiks?

• Hetkel ei ole plaanis artiklikaardile lisada kauba ja pakendi kaalu ega ka müügiarvele brutokaalu arvutamise võimalust. Merit Aktiva on eelkõige finantstarkvara ning keskendub raamatupidamise põhiprotsessidele. Spetsiifilisemad logistikafunktsioonid jäävad hetkel meie fookusest välja.

Kas saab ja kuidas liigutada kaupu eri ladude vahel?

• Selleks saate kasutada ladudevahelist liikumist. Menüüs: Ladu / Lao liikumised – +Uus lao liikumine – liigiks valige “Ladudevaheline liikumine”.

Kui kauba liigutamisele eri ladude vahel lisandub ka kauba transpordikulu, siis millise kandega seda kauba hinnale lisada?

• Ladudevahelise kauba liikumisele ei ole võimalik transpordikulu automaatselt peale jagada, vaid sellisel juhul tuleb kaup saaja laost välja kanda ning uue hinnaga lattu tagasi võtta sissetulekuga

Kui karp teise komplekti tegemise korral asub näiteks pakendi laos, siis kodukaupade laost väljamineku tegemise korral läheb karbi laoseis kodukaupade laos miinusesse ja pakendi laost maha ei lähe. Mis on sel juhul hea lahendus?

• Sellisel juhul tuleb teha eraldi ladudest väljaminekud, kuna ladu tuleb valida tehingu päises.

Kas ladude seadistamisel on võimalik määrata ka lao riiulite aadresse ning nende alusel leida aadressil asuvad kaubad või leida kauba asukoht laos – millisel riiulil asub? Ka inventuuride läbiviimiseks oleks vaja kaupade nimekirja aadresside (riiulite) kaupa.

• Paraku ei ole Merit Aktivas inventuuri aruannet ja ei ole võimalik lisada ka riiulite numbreid artikli kaardile. Sellised lahendused on spetsiifilistes laoprogrammides olemas, Merit Aktiva on suunatud finantsarvestusele.

Valmistame/toodame erineval ajal korduvalt sama toodet kindla/sama artikli koodiga ja kaup võetakse lattu. Iga tootepartii saab oma tunnuse – partii numbri. Toote müügi korral on vaja arvel/saatelehel näidata ka partii numbrit. Kuidas seda teha kui on üldse võimalik?

• Partiiarvestust valmistoodangule Merit Aktivas ei ole. Sellised võimalused on spetsiifilistes laoprogrammides, Merit Aktiva on suunatud finantsarvestusele.

Kas on võimalik saata ettemaksuarvet e-mailina otse programmist saatelehena nii, et PDFil näitab ainult koguseid ja mitte hindu?

• Sellist võimalust, et saadate programmist saatelehe e-arvena, ei ole.

Aktiva hinnakirjas on märge Pro paketi juures, et laoarvestus mitu ladu. Mida see siis tähendab?

• See tähendab seda, et alates Pro paketist saab lisada mitut ladu ja luua ka kauba gruppe.

Kas koguse ümberarvestus toimib ka suletud perioodis?

• Jah, koguse ümberarvestus toimub üle kõikide perioodide, ka suletud perioodis.

Küsimus ka kasutatud kauba kohta kui kasutatakse erikorda, kuidas kajastada?

• Kasutatud kauba erikorra kohta on meil kodulehel juhend “Kasutatud kauba müük”.

Põllumajanduse laoarvestus – agronoom kasutab digitaalset põlluraamatut laoarvestuseks. Kas Meritiga saab liidestada nii Terakese kui eAgronomi jt põlluraamatute laoarvestusi?

• Merit Tarkvaral on avatud API, siis meil puudub info kõigi liidestajate kohta. Täpsema info saamiseks soovitame teil pöörduda nt eAgronomi või teiste soovitud põlluhaldustarkvara pakkujate poole.